POLITYKA
PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
FUNDACJI HERBIS ET LIBRIS

§1
DEFINICJE

Administrator: Fundacja Herbis et Libris z siedzibą w Jaćmierzu, Rynek 9, 38-532 Jaćmierz, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000902886, NIP: 6871973832, REGON: 389024482.

Adres do korespondencji: Rynek 9, 38-532 Jaćmierz, e-mail: poczta@bieszczady.shop

Dane osobowe: wszystkie informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników, określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej, w tym wizerunek, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji.

RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 7 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Osoba, której dane dotyczą: każda osoba fizyczna, której dane osobowe przetwarzane są przez Administratora, także osoba kierująca do niego zapytanie w formie e-maila.

Użytkownik: każda osoba fizyczna odwiedzająca serwisy internetowe Administratora lub korzystająca z jednej lub kilku usług lub funkcjonalności udostępnianych w tych serwisach.

 

§2
PRZETWARZANIE DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA

1. Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami, w tym w szczególności z RODO, i przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania danych, w związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą.
2. Administrator zapewnia przejrzystość przetwarzania danych, w szczególności zawsze informuje o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie prawnej przetwarzania – np. przy zawieraniu umowy sprzedaży towarów lub usług.
3. Administrator dba o to, by dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzane tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne.
4. Administrator, przetwarzając dane, zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji o tym przetwarzaniu dla osób, których dane dotyczą. W przypadku, gdyby, pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa, doszło do naruszenia ochrony danych osobowych (np. „wycieku” danych lub ich utraty), Administrator podejmie działania wynikające z przepisów prawa, w tym – o ile taki obowiązek z przepisów prawa wynika – poinformuje o takim zdarzeniu osoby, których dane dotyczą.

 

§3
BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

1. Administrator, w celu zapewnienia integralności i poufności danych, wdrożył procedury umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania.
2. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, aby wszystkie operacje na danych osobowych były rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.
3. Administrator podejmuje ponadto wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora.
4. Administrator na bieżąco prowadzi analizę ryzyka i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do powstających zagrożeń. W razie konieczności Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych.

 

§4
KONTAKT Z ADMINISTRATOREM

1. Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mailowy: poczta@bieszczady.shop lub pisemnie, na adres Fundacja Herbis et Libris, Rynek 9, 38-532 Jaćmierz.
2. Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się poprzez e-mail: poczta@bieszczady.shop w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania danych osobowych.

 

§5
CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA

1. Korespondencja e-mailowa oraz tradycyjna
   • W przypadku kierowania do Administratora korespondencji e-mailowej lub drogą tradycyjną, niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub inną zawartą z nim umową, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i załatwienia sprawy, której dotyczy ta korespondencja.
   • Podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
   • Administrator przetwarza jedynie dane osobowe odpowiednie dla sprawy, której dotyczy korespondencja.
   • Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych oraz innych informacji i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.
2. Kontakt telefoniczny
   • W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, można żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt.
   • Podstawą prawną jest w takim wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), polegający na konieczności załatwienia zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą.
3. Rekrutacja
   • W ramach procesów rekrutacyjnych Administrator oczekuje przekazywania danych osobowych jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy. W związku z tym nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie.
   • W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać tego rodzaju dodatkowe dane, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.
   • Dane osobowe są przetwarzane:
     • w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu Pracy – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit c RODO w związku z przepisami Kodeksu Pracy);
     • w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO);
     • w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
4. Zbieranie danych w związku ze świadczeniem usług lub wykonywaniem innych umów
   • W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy, Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych.
   • Zakres danych jest adekwatny do prowadzonej sprawy czy realizowanej usługi.
5. Zbieranie danych w innych przypadkach
   • Administrator w związku z prowadzoną działalnością, zbiera dane osobowe także w innych przypadkach – np. podczas spotkań biznesowych, na wydarzeniach branżowych czy poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z nawiązywaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO) polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.
   • Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu, dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.

 

§6
ZEWNĘTRZNI ODBIORCY DANYCH

1. W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania danych osobowych dane te są ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności w związku z koniecznością realizacji dokonanej przez Użytkownika transakcji lub zawartej umowy, np. dostawcom zewnętrznym dystrybuowanych w serwisach produktów czy usług, podwykonawcom, dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych czy usług hostingowych,  podmiotom świadczącym usługi prawne lub księgowe, kurierom, agencjom marketingowym czy rekrutacyjnym.
2. Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, w oparciu o odpowiednią podstawę prawną oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

§7
OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania.
2. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów w sytuacji, gdy stanowią one podstawę przetwarzania.
3. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – np. ze względów bezpieczeństwa – dane przetwarzane są przez okres umożliwiający jego realizację lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych.
4. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania.
5. W przypadku, gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane będą przetwarzane do momentu jej wygaśnięcia lub rozwiązania.
6. Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.
7. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

 

§8
PRAWA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

1. Prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie osobie zgłaszającej takie żądanie Administrator przekazuje informację o: przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane, i planowanym terminie ich usunięcia;
2. Prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych dotyczących osoby zgłaszającej żądanie;
3. Prawo do sprostowania – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych danych osobowych, a także uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
4. Prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla jakich zostały zebrane;
5. Prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania Administrator zaprzestaje dokonywania operacji na danych osobowych, z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą, oraz ich przechowywania zgodnie z przyjętymi zasadami lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzji organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
6. Prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie, w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą, Administrator wyda dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na ich odczyt przez komputer. Możliwe jest także żądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi – jednak pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora, jak i tego innego podmiotu;
7. Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych w celach marketingu bezpośredniego, w tym profilowania, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
8. Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w innych celach – osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w przypadkach, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (np. w związku z realizacją celów analitycznych lub statystycznych lub ze względów związanych z ochroną mienia, w tym, w związku z profilowaniem). Sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie:
9. Prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, osoba, której dane dotyczą, ma prawo ją wycofać w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem tej zgody.
10. Prawo do skargi – jeśli osoba, której dane dotyczą uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§9
ZGŁASZANIE ŻĄDAŃ ZWIĄZANYCH Z REALIZACJĄ PRAW 
W ODNIESIENIU DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Zgłaszanie żądań związanych z realizacją praw Wniosek dotyczący realizacji praw podmiotów danych, można złożyć:
   • w formie pisemnej na adres: Fundacja Herbis et Libris, Rynek 9, 38-532 Jaćmierz;
   • drogą e-mailową na adres: poczta@bieszczady.shop. Wniosek powinien, w miarę możliwości, precyzyjnie wskazywać, czego dotyczy żądanie, tj. w szczególności:
   • z jakiego uprawnienia chce skorzystać osoba składająca wniosek (np. prawo do otrzymania kopii danych, prawo do usunięcia danych, itd.);
   • jakiego procesu przetwarzania dotyczy żądanie (np. korzystanie z określonej usługi, aktywność w określonym serwisie internetowym, otrzymywanie newslettera zawierającego informacje handlowe na określony adres e-mail, itp.);
   • jakich celów przetwarzania dotyczy żądanie (np. cele marketingowe, cele analityczne, itp.).
2. Jeżeli Administrator nie będzie w stanie ustalić treści żądania lub zidentyfikować osoby składającej wniosek w oparciu o dokonane zgłoszenie, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje.
3. Wniosek może być złożony osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika.
4. Ze względu na bezpieczeństwo danych Administrator zachęca do posługiwania się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego lub adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację jego autentyczności.
5. Odpowiedź na zgłoszenie powinna być udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu Administrator informuje wnioskodawcę o przyczynach takiego przedłużenia.
6. Odpowiedź udzielana jest w formie pisemnej, chyba że wniosek został złożony drogą e-mailową lub zażądano w nim przekazania odpowiedzi w formie elektronicznej.
7. Postępowanie w sprawie składanych wniosków jest nieodpłatne.
8. Opłaty mogą zostać pobrane jedynie w przypadku zgłoszenia żądania wydania drugiej i każdej kolejnej kopii danych (pierwsza kopia danych jest bezpłatna).
9. Opłata uwzględnia koszty administracyjne związane z realizacją żądania, koszty prowadzenia komunikacji oraz koszty związane z podjęciem żądanych działań.
10. W przypadku kwestionowania decyzji o nałożeniu opłaty osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

§10
ZMIANY POLITYKI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.